25/06/2024 15:46
Để có thể tổ chức hội thảo thành công và chuyên nghiệp đòi hỏi đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý tốt từ đầu đến cuối. Dưới đây là 6 bước quan trọng trong quy trình tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo của doanh nghiệp đạt được mục tiêu và để lại dấu ấn tích cực trong tâm trí người tham dự
Bước 1: Xác định chủ đề và mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
Khi doanh nghiệp và đơn vị tổ chức hội thảo cùng bàn bạc, thảo luận để xác định chủ đề và mục tiêu hướng tới của buổi hội thảo sẽ giúp định hình bao quát toàn bộ sự kiện hội thảo đó. Đây là việc làm hết sức cần thiết để hai bên cùng thống nhất xem đó là buổi hội thảo chia sẻ kiến thức, ra mắt sản phẩm hay tạo dựng thương hiệu,...
Bước 2: Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết
Để một hội thảo diễn ra mượt mà đòi hỏi công ty tổ chức và doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên ý tưởng đến khi thực hiện. Việc xây dựng một kịch bản chương trình hội thảo chi tiết, sáng tạo sẽ để lại ấn tượng trong lòng khách hàng và đạt được mục tiêu đề ra. Riêng với những sự kiện lễ khởi công sẽ có kịch bản khác hoàn toàn.
Khi có kịch bản chi tiết theo timeline kèm theo checklist công việc sẽ giúp công ty tổ chức sự kiện cái nhìn tổng quan từ đầu đến cuối. Bên cạnh đó, điều này còn đảm bảo các chi tiết của buổi hội thảo được sắp xếp một cách mạch lạc và khoa học, không bỏ lỡ phần nào của chương trình. Một kịch bản thông thường sẽ bao gồm các phần sau:
● Mục đích và thông điệp hội thảo
● Ngân sách và kinh phí tổ chức
● Thời gian địa điểm tổ chức
● Danh sách khách mời
● Thiết kế và trang trí, dàn dựng nơi tổ chức
● Nội dung chương trình từng phần chi tiết: Giới thiệu buổi hội thảo và các đơn vị tham gia; chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, thông tin về sản phẩm, dịch vụ; Kết thúc chương trình.
Bước 3: Triển khai các công việc cho buổi hội thảo
Sau khi lên kế hoạch, đơn vị tổ chức cần bắt tay vào thực hiện hóa những kế hoạch sơ bộ trước đó. Đảm bảo khâu dàn dựng và trang trí mỗi chi tiết, dù là nhỏ nhất đều cần trau chuốt thật kỹ.
Đầu tiên, lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo: Địa điểm có vị trí thuận tiện, dễ tìm thấy. Bên cạnh đó, địa điểm phải rộng rãi, thoáng mát và đáp ứng được nhu cầu về trang thiết bị, âm thanh và ánh sáng và có sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự.
Thứ hai, chuẩn bị tài liệu và các nội dung liên quan: Một buổi hội thảo sẽ có nhiều nội dung và chương trình, để khách mời có thể nắm được các phần/ mục nội dung chính, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị tài liệu liên quan đến hội thảo để người tham gia có thể kết nối với chuyên gia và doanh nghiệp.
Cuối cùng, lựa chọn diễn giả và MC: MC là người dẫn dắt và tạo bầu không khí cho hội thảo, vì vậy cần lựa chọn MC phù hợp với mục tiêu và tạo dấu ấn đến khách mời.
Bước 4: Bắt đầu chương trình hội thảo
Có thể bắt đầu chương trình hội thảo bằng cách sử dụng một đoạn video giới thiệu, một màn trình diễn đặc sắc hoặc một bài phát biểu mở đầu sâu sắc để tạo ra sự chú ý và thu hút sự quan tâm của mọi người. Quan trọng nhất là tạo ra một bầu không khí thoải mái, thân thiện và chuyên nghiệp. Có sự đầu tư về mặt hình ảnh, âm thanh, ánh sáng và hiệu ứng nổi bật.
Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo
Sau khi buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ, mượt mà, để có thể kết thúc hội thảo một cách chuyên nghiệp cần một bài phát biểu với nội dung tóm lược thông tin ngắn gọn, lời cảm ơn và tri ân đến toàn bộ người tham dự, thể hiện sự trân trọng và chuyên nghiệp.
Bước 6: Đánh giá kết quả đạt được
Sau khi hội thảo kết thúc, đơn vị tổ chức cần sắp xếp và thu dọn đồ đạc các trang thiết bị, thanh toán hợp đồng với các bên liên quan, hoàn trả lại không gian địa điểm tổ chức về như ban đầu. Sau đó, doanh nghiệp và các bộ phận tổ chức sự kiện cần ngồi lại để đánh giá hiệu suất toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra, từ đó rút ra kinh nghiêm và bài học cho sự kiện trong tương lai.
.gif)
Với xã hội ngày càng hiện đại, nhu cầu làm mát hiệu quả, tiết kiệm năng lượng ngày càng được đặt lên hàng đầu. Hầu hết mọi người đều mong muốn tìm kiếm cho mình một giải pháp làm mát tối ưu, toàn diện nhất. Đây chắc chắn không phải là một điều dễ dàng. Nhưng bạn hãy yên tâm vì hiện nay đã có giải pháp quạt công nghiệp Phú Đạt Vượng, lựa chọn tối ưu cho mọi không gian.
